การจัดเก็บเอกสารที่ทำให้องค์กรธุรกิจที่มีขนาดเล็กจนถึงขนาดกลางง่ายขึ้น

การจัดระเบียบในธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMB) อาจเป็นเรื่องยาก ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมมักประสบปัญหาในการจับคู่ความต้องการปริมาณงานกับจำนวนพนักงานที่มีอยู่ ซึ่งบ่อยครั้งนำไปสู่ข้อผิดพลาดด้านธุรการและขาดความเป็นระเบียบ แต่คุณรู้หรือไม่ว่าการจัดระเบียบด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร สามารถช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายของคุณได้จริง ต่อไปนี้คือวิธีสำคัญบางประการที่การจัดการเอกสารทำให้ชีวิตสำหรับ SMB ง่ายขึ้น

ปรับปรุงการบันทึก

ลืมไปเลยว่าจะต้องวางตู้เก็บเอกสารไว้ที่ไหนและทิ้งหน่วยจัดเก็บข้อมูลของคุณทิ้งไป และใบกำกับสินค้าที่มากับตู้นั้น ด้วยการจัดการเอกสาร คุณจะลดจำนวนที่เก็บข้อมูลจริงที่จำเป็นต่อการรักษาบันทึก ยังดีกว่า ซอฟต์แวร์ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนด ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลกับการตรวจสอบครั้งต่อไป

อำนวยความสะดวกในการสื่อสาร

การจัดการเอกสารช่วยให้ SMB สามารถสื่อสารกันได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากทีมทำงานโดยไม่ต้องกลัวว่าเอกสารที่เป็นกระดาษจะวางผิดที่หรือทำงานในเวอร์ชันที่ล้าสมัยของไฟล์ พนักงานของคุณจะทำงานร่วมกันในโครงการได้ดีขึ้น ปรับปรุงระบบงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด ไฟล์ที่ถูกแปลงเป็นดิจิทัลและจัดระเบียบอย่างดีช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากระยะไกลได้ คุณจึงเพิ่มการเข้าถึงข้อมูลได้ในขณะที่ลดค่าใช้จ่ายลงในขณะที่ธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น

เพิ่มความปลอดภัย

แทนที่จะไม่แน่ใจว่าพนักงานของคุณกำลังสอดแนมในไฟล์ธุรกิจที่เป็นความลับของคุณหรือไม่ การจัดการเอกสารช่วยให้คุณควบคุมการเข้าถึงของพนักงานในเอกสารสำคัญได้ ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้คุณจำกัดการเข้าถึง HR และบันทึกบัญชีเจ้าหนี้ที่มีข้อมูลบัญชีธนาคาร หมายเลขประกันสังคม ข้อมูลบัตรเครดิต และอื่นๆ เพื่อรักษาข้อมูลที่เป็นความลับของคุณให้ปลอดภัย

ปรับปรุงการสำรองข้อมูลการกู้คืนจากภัยพิบัติ

โซลูชันการจัดการเอกสารมักจะมาพร้อมกับแผนการกู้คืนจากความเสียหายที่สำรองข้อมูลของคุณในกรณีฉุกเฉินหรือหากไฟล์ของคุณถูกเก็บไว้เพื่อเรียกค่าไถ่ (ransomware) การอนุญาตให้ซอฟต์แวร์สำรองไฟล์ของคุณ แทนที่จะต้องกังวลว่าจะปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างไรหากน้ำท่วมในสำนักงานเป็นวิธีหนึ่งที่การจัดการเอกสารจะทำให้ชีวิตของคุณในฐานะเจ้าของ SMB ง่ายขึ้น

การจัดการเอกสารสามารถขจัดความเครียดจากการเป็นเจ้าของ SMB ได้ ให้ซอฟต์แวร์ปรับปรุงการเก็บบันทึกและระบบงานของคุณ ในขณะที่เพิ่มการสำรองข้อมูลและความปลอดภัย และลดค่าใช้จ่าย ติดต่อเราวันนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันการจัดการเอกสารสำหรับ SMB

Credits and Reference
https://www.sosoffice.com.au/document-management-makes-life-easier-for-smbs/
image by Freepik